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🔄 SharePoint Auswahlfelder erweitern: So fügst du neue Optionen direkt aus Power Apps hinzu

  • Autorenbild: kim
    kim
  • vor 6 Tagen
  • 2 Min. Lesezeit

In vielen Power Apps auf Basis von SharePoint Listen (Ja, sowas gibt es noch) nutzen wir sogenannte Choice-Felder, um strukturierte Auswahlmöglichkeiten für Benutzer bereitzustellen – zum Beispiel „Projektstatus“, „Kategorie“.

Doch was passiert, wenn ein Benutzer eine neue Option hinzufügen möchte, die noch nicht in der Liste steht?

 

Normalerweise müsste man die SharePoint-Liste manuell öffnen und die neue Auswahl im Spalten-Setup eintragen. Um das zu umgehen, habe ich einen Flow entwickelt, mit dem du neue Auswahloptionen direkt aus der Power App heraus hinzufügen kannst – ohne SharePoint zu öffnen.

 

✅ Anwendungsfall

Stell dir vor, du hast in deiner App ein Formular mit einem Dropdown-Feld (Choice-Feld), z. B. für ein Ausfahrziel. Ein Nutzer möchte eine neue Option hinzufügen, etwa „Schulungszentrum Hamburg“. Diese Option gibt es noch nicht – doch anstatt in SharePoint wechseln zu müssen, trägt er den Wert in ein Textfeld ein und klickt auf „Hinzufügen“.

👉 Ergebnis: Die neue Auswahl erscheint direkt im Dropdown. Kein Medienbruch, keine Admin-Arbeit.

 

🧠 Wie funktioniert das technisch?

Der Flow basiert auf einem Power Apps V2 Trigger und nutzt die SharePoint REST API, um die bestehenden Auswahlmöglichkeiten einer Spalte abzurufen, zu erweitern und zu aktualisieren.

 

🔧 1. Parameter aus der App

Der Flow wird mit folgenden Parametern aus Power Apps aufgerufen:

  • ListName → Name der SharePoint-Liste

  • Field → Name der Spalte (Choice-Feld)

  • NewChoice → Der neu einzugebende Auswahlwert

  • SharePointSite → Die SharePoint-Seiten-URL


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🌐 2. Aktuelle Auswahlwerte abrufen

Ein HTTP-Request liest die aktuelle Konfiguration des Choice-Felds aus, inklusive aller bestehenden Werte und diese werden in einer Array-Variable gespeichert.


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🧩 3. Neue Auswahl hinzufügen und sortieren

  • Die neuen Werte werden in eine Array-Variable geschrieben.

  • Mit Append to array wird die neue Auswahl ergänzt.

  • Über einen PATCH-Request wird die Spalte mit den aktualisierten, alphabetisch sortierten Werten aktualisiert.

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✅ 4. Rückmeldung an Power Apps

Am Ende gibt der Flow eine Erfolgsmeldung („Choice Field updated“) an die App zurück – oder im Fehlerfall eine Fehlermeldung mit Beendigung des Flows. So bleibt die Benutzerführung konsistent und transparent.


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💡 Warum das wichtig ist

Mit diesem Ansatz ermöglichst du deinen Nutzern:

  • Datenpflege ohne Systemwechsel

  • Konsistente Benutzerführung

  • Reduzierte Wartung durch Self-Service-Funktionalität

Und: Du nutzt eine flexible, wiederverwendbare Flow-Architektur mit Parametern, REST-API und Fehlerbehandlung – ideal für skalierbare Apps.

 

🚧 Hinweis

Dieser Ansatz setzt voraus, dass die aufrufende Person in Power Apps ausreichende Rechte auf die SharePoint-Liste hat, insbesondere für das Aktualisieren der Felder. Bei produktiven Szenarien sollten ggf. weitere Sicherheitsüberlegungen (z. B. Benutzerrollen, Genehmigungsflows) ergänzt werden.

 

Wenn du Fragen zu diesem Pattern hast oder den Flow nachbauen willst, melde dich gerne – ich teile den Flow bei Interesse als Template!

 
 
 
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