Power Automate Workflows
Prozesse im Handumdrehen automatisieren
Mithilfe von Microsoft PowerAutomate entwickeln wir auf Basis Eurer Anforderungen Lösungen für die Optimierung und Automatisierung von bestehenden Prozessen.
Vorteile von PowerAutomate:
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physische, zeitintensive Prozesse automatisieren
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beständige Veränderbar- und Optimierbarkeit
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kostengünstige Entwicklung
Was ist Power Automate?
Ähnlich wie PowerApps ist PowerAutomate ein ein Tool der Microsoft PowerPlatform.
Mithilfe von PowerAutomate lassen sich sogeannte Flows oder Workflows erstellen, die einen Prozess plattformübergreifend automatisieren können.
PowerAutomate unterstützt (Stand Juli 2020) über 400 sogenannter Konnektoren mithilfe der, die einzelnen Prozessschritte stattfinden.
Besonders spannend ist an PowerAutomate, dass es, genau wie PowerApps, keinerlei tiefgehender Programmierkenntnisse bedarf.
Workflows in PowerAutomate sind einfach zu erstellen und zu implementieren. Dafür können bestehende Prozesse 1:1 in die digitale Form überführt werden aber auch optimiert und verschlankt werden.
Ein klassisches Beispiel: Der Urlaubsantrag
Da vermutlich jedes Unternehmen in irgendeiner weise, egal ob mündlich, schriftlich oder elektronisch mit dem Urlaubsantrag schon einmal zu tun hatte, ist dieser ein gutes Beispiel, um die Möglichkeiten von PowerAutomate kurz zu verdeutlichen.
Der physische Prozess "Urlaubsantrag" könnte wie folgt aussehen
Die Einreichung eines Urlaubsantrages erfolgt handschriftlich durch den Mitarbeiter.
Der zuständige Mitarbeiter prüft den Antrag auf Vollständig- und Richtigkeit.
Daraufhin prüft er, ob im "Jahresurlaubsplan" dieser Zeitraum möglich ist oder hält ggf. Rücksprache mit dem Vorgesetzten. Wurde der Antrag genehmigt bekommt der Antragsteller den Antrag unterschrieben zurück und der Mitarbeiter kann den Zeitraum nutzen.
Alle Prozessschritten laufen manuell , sind fehleranfällig und relativ zeit-intensiv.
Zeit, die effizienter für wichtigere Aufgaben genutzt werden könnte.
Der digitale Prozess "Urlaubsantrag" mittels Flow könnte wie folgt aussehen
Der Benutzer wählt den gewünschten Zeitraum und drückt den Button "Beantragen".
Ein Workflow wird angestoßen, der prüft, ob der jeweilige Zeitraum bereits gebucht wurde oder ob dieser zur Verfügung steht.
Ebenfalls wird geprüft, ob der verbleibende Resturlaub für den neu gestellten Antrag genügt. Bei positiver Rückmeldung werden entsprechende Datensätze für den Zeitraum mit dem Status „In Bearbeitung“ erzeugt.
Gleichzeitig wird der Zeitraum im Outlook-Kalender des Nutzers unter Vorbehalt blockiert und eine E-Mail an die Kollegen der Personalabteilung gesendet, die diesen Antrag per Knopfdruck annehmen oder ablehnen.
Je nach Entscheidung der Personalabteilung, wird der Status sämtlicher Datensätze auf genehmigt oder abgelehnt geändert, der Antragsteller erhält automatisch eine Benachrichtigung über die Entscheidung und damit ist der Prozess abgeschlossen.
Alle Prozessschritte, mit Ausnahme der Tätigkeit "Annehmen oder Ablehnen", laufen automatisiert.