Power Apps Visual in Power BI - Fallstricke, Learnings und Best Practices

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Vor kurzem hatte ich in einem Projekt einige spannende Learnings mit dem Power Apps Visual in Power BI. In diesem Blog teile ich meine wichtigsten Erkenntnisse, Limitationen und Workarounds, die euch helfen, das Beste aus der Kombination von Power Apps und Power BI herauszuholen.

Was ist das Power Apps Visual in PowerBI?

Das Power Apps Visual in Power BI ermöglicht die Integration von Canvas Apps direkt in Power BI-Berichte. Damit können Nutzer Daten anzeigen, eingeben und aktualisieren, ohne die (gewohnte) BI-Umgebung zu verlassen. Die Apps können in die Berichte nahtlose eingebettet werden.

Das Visual ist ideal für in der Regel gut geeignet für Dateneingaben, Kommentierungen oder spezifische Geschäftsprozesse direkt im Bericht.

Typische Anwendungsfälle:

• ✅ Direkte Dateneingabe in Power BI

• ✅ Kommentierung von Berichten

• ✅ Automatisierte Workflows & Datenaktualisierungen

Mehr zum Power Apps Visual: Power Apps-Visual für Power BI - Power Apps | Microsoft Learn

Einschränkungen & Workarounds

So praktisch das Power Apps Visual ist – es bringt einige Limitationen mit sich.

Die für mich wichtigsten (und schmerzhaftesten) Limitationen und worauf ihr achten könnt, will ich Euch in diesem Blog mitgeben.

📌 Eine ausführliche Liste aller Einschränkungen findet ihr hier

Power Apps Visual einfügen: Empfohlene Reihenfolge für fehlerfreies Setup:

1. Report in Power BI Desktop erstellen

2. Veröffentlichen in den gewünschten Workspace

3. Bericht im Power BI Service öffnen & bearbeiten

4. Power Apps Visual einfügen

5. Alle benötigten Felder in das Visual ziehen

6. Neue App erstellen & richtige Umgebung auswählen (Standardmäßig wird oft die Default-Umgebung vorgeschlagen!)

   ❗ Tipp bei Umgebungsauswahl-Fehlern: Wenn beim Einfügen des Power Apps Visuals keine Umgebung geladen wird, kann ein Berechtigungsproblem vorliegen. Prüfe über die Entwicklertools (F12 -> Netzwerk), ob ein HTTP-Call fehlschlägt. In diesem Fall hilft es oft, den Vorgang mit einem anderen Benutzerkonto mit höheren Rechten durchzuführen.

7. Speichern & Bericht erneut in Power BI Desktop herunterladen

   💾 Wichtig: Nach dem Erstellen der App im Power BI Service unbedingt einmal manuell speichern – erst danach greift das automatische Speichern alle zwei Minuten.

2. Hilfe! Ich will neue Felder zur App hinzufügen / aus PowerBI übergeben

🧠 Best Practice: Überlege dir vor dem Einfügen des Power Apps Visuals genau, welche Felder du brauchst – das nachträgliche Hinzufügen kann zu unerwarteten Problemen führen.

Wenn ihr später neue Felder zur eingebetteten Power App hinzufügen müsst, macht das immer im Power BI Service, nicht in Power BI Desktop.

🔗 Dokumentiert ist dieses eigenartige Verhalten ebenfalls von Microsoft in der Dokumentation.

Vorgehen:

1. Power BI Bericht im Service öffnen & bearbeiten

2. Neue Felder zum Power Apps Visual hinzufügen

3. Bericht speichern & erneut herunterladen zu weiteren Bearbeitung in Power BI Desktop

Hilfe! PowerBIntegration.Refresh() ist nicht nutzbar in meiner App

Die Funktion PowerBIntegration.Refresh() sorgt dafür, dass geänderte Daten in Echtzeit in Power BI zurückgegeben werden. Leider gibt es einige Hürden.

✅ So klappt es:

• Datenquelle muss Direct Query sein – mit Import-Modus funktioniert es nicht!

• App muss aus dem Power BI Service erstellt werden, damit die PowerBIntegration.Refresh() nutzbar ist.

• Die PowerBIntegration.Refresh() Funktion kann meines Wissens nach nicht nachträglich in bestehende Apps eingebunden werden. In diesem Fall muss die App neu im PowerBI Service neu erstellt werden.

Vorgehen:

1. Report in Power BI Desktop mit Direct Query erstellen

2. Veröffentlichen & im Power BI Service bearbeiten

3. Power Apps Visual einfügen & App neu erstellen

4. Speichern & Bericht erneut herunterladen

🔗 Dokumentiert ist das Ganze hier.

Weiterführende Links:

• https://community.powerplatform.com/forums/thread/details/?threadid=eecde56e-72ed-4759-8f10-132620567c3f

• https://www.linkedin.com/pulse/powerbiintegrationrefresh-missing-your-power-app-heres-andy-nguyen-eomic

• https://www.oliva-advisory.com/post/power-bi-and-power-apps-a-guide-to-real-time-data-write-back-refresh

Hilfe! Layout / Formfaktor ist immer Telefon, wie mache ich Tablet draus?

Standardmäßig erzeugt Power BI eine Canvas App im Smartphone-Layout. Für eine Tablet/Desktop-Ansicht gibt es einen manuellen Workaround. Die ausführliche Version findet ihr in diesem Video.

Unterhalb gibt es die Kurzfassung.

🔧 So stellst du die App auf Tablet/Desktop um:

1. Power App als .msapp Datei herunterladen

   

2. Endung .zip anfügen & Datei entpacken

   

3. Datei Properties.json in einem Code-Editor (z.B. Visual Studio Code) öffnen

   

4. Folgende Werte ersetzen:

"DocumentLayoutWidth": 1366,
"DocumentLayoutHeight": 768,
"DocumentLayoutOrientation": "landscape",
"DocumentLayoutScaleToFit": false,
"DocumentLayoutMaintainAspectRatio": false,
"DocumentLayoutLockOrientation": false,
"ShowStatusBar": false,
"AppCopilotSchemaName": "",
"OriginatingVersion": "1.343",
"DocumentAppType": "DesktopOrTablet",
"DocumentType": "App",

Alter Inhalt

Neuer Inhalt

5. Veränderte Datei speichern, in die ursprüngliche ZIP-Datei kopieren & ersetzen

   

6. Dateiendung zurück auf .msapp ändern. Falls ihr die Dateiendung nicht sehen könnt in Eurem Explorer, aktiviert diese Funktion

   

   

7. App in Power Apps Studio importieren

   

8. Nun ist Eure App im Desktop / Tablet Layout

🚀 Meine wichtigsten Learnings:

Das Power Apps Visual in Power BI ist extrem mächtig – aber nur, wenn man die richtige Reihenfolge einhält und die Limitationen kennt.

✔️ Power Apps Visual immer im Power BI Service einfügen

✔️ Neue Felder nur im Power BI Service hinzufügen

✔️ Datenquelle muss Direct Query sein, um PowerBIntegration.Refresh() zu nutzen

✔️ Tablet/Desktop-Layout muss manuell angepasst werden

Wie sind eure Erfahrungen mit dem Power Apps Visual? Habt ihr noch andere oder bessere Workarounds? 💬 Lasst es mich wissen!