Power Apps Hacks - SharePoint-Liste als Vorlage speichern und in einer anderen Umgebung erstellen

Herzlich willkommen und Moin Moin zu diesem Beitrag in der Serie "Power Apps Hacks".

In dieser Serie behandeln wir einen bunten Blumenstrauß an Power Platform Tipps, Tricks und Funktionen.

Wenn Ihr Ideen für diese Videoreihe habt, hinterlasst uns einfach einen Kommentar unter dem Blog!

Problem:

Wir benötigen eine bestehende SharePoint-Liste (oder mehrere) in einer anderen Umgebung oder wollen eine zweite Liste einfach exakt wie eine bestehende Liste aufsetzen. Die Lösungsmöglichkeiten, die SharePoint uns grundsätzlich anbietet (z.B. Liste über Excel erstellen) sind nicht zielführend, da teilweise die technischen Namen hinter den Spalten nicht korrekt erstellt werden.

Hier kommen SharePoint-Vorlagen ins Spiel: Sie bieten die Möglichkeit, eine SharePoint-Liste 1:1 zu der ursprünglichen Liste zu erstellen. Darüber hinaus können auch die Inhalte, also die Datensätze, bei Bedarf übernommen werden.

Wie dies funktioniert, zeigen wir Euch in diesem Beitrag.

1. PowerShell als Administrator starten und folgende Aktion ausführen zum Installieren der SharePoint Onlineverwaltungsshell

SharePoint-Vorlagen sind nicht grundsätzlich in SharePoint vorhanden und müssen erst für die SharePoint-Website aktiviert werden. Hierfür benötigen wir Windows PowerShell. PowerShell kann über die Suchleiste in Windows gefunden und geöffnet werden. Um unsere Aktion erfolgreich durchzuführen, ist es notwendig, die Anwendung als Administrator zu starten.

Mit dem folgenden Befehl wird die SharePoint Onlineverwaltungsshell installiert:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Bei der Installierung werden zwei Bestätigungen erforderlich, welche jeweils mit "J" für Ja ausgeführt werden.

2. Mit folgender Aktion sicherstellen, dass das Modul installiert wurde

Nicht zwingend notwendig, jedoch können wir mit diesem Code prüfen, ob das Modul für die SharePoint Onlineverwaltungsshell installiert wurde oder bereits installiert ist.

Get-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -ListAvailable | Select Name,Version

3. Mit folgender Aktion das Modul updaten

Mit folgender Aktion wollen wir sicherstellen, dass wir die aktuellste Version des Moduls installiert haben.

Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

4. Mit folgender Aktion auf SharePoint anmelden und nach Aufforderung das Kennwort eingeben (Immer -admin an Tenant-Namen ranhängen, da sonst eine Fehlermeldung erfolgt)

Wir melden uns nun mit unserem Konto auf dem SharePoint-Service unseres Tenants an. Ihr müsst hierbei Anpassungen im Befehl bei der grünen Schrift vornehmen.

Connect-SPOService -Url https://emashde-admin.sharepoint.com -Credential marcel@ema-sh.de

5. Mit folgender Aktion das Publishing (also die Möglichkeit, mit SharePoint Vorlagen zu arbeiten) enablen

Nun haben wir mit folgendem Befehl die Möglichkeit, das gewünschte Feature für unsere SharePoint Website freizuschalten. Hierfür muss der Link zur Website eingefügt werden.

Set-SPOSite -Identity https://emashde.sharepoint.com/sites/Lagerverwaltung -DenyAddAndCustomizePages 0

6. Wir können jetzt Listen als Vorlagen speichern

Wir haben nun in den Listeneinstellungen auf der SharePoint-Website das Feature "Liste als Vorlage speichern".

7. Liste als Vorlage speichern

Klicken wir auf "Liste als Vorlage speichern", können wir Namen für Datei und Vorlage vergeben. Außerdem haben wir die Möglichkeit, "Inhalte einschließen" anzukreuzen, um Datensätze aus der Liste ebenfalls übernehmen zu können.

8. Auf Listenvorlagenkatalog gehen

9. Hier können wir unsere Vorlage einsehen und herunterladen

Folgen wir dem Link, gelangen wir in unseren Listenvorlagenkatalog:

Alternativ können wir unter Websiteeinstellungen in Listenvorlagen gehen und jederzeit die Vorlagen einsehen:

10. Unter dem Reiter Dateien können wir mit Dokumentupload eine Vorlage hinzufügen

11. Nun fügen wir auf der SharePoint-Website eine neue App hinzu und klicken auf Klassische Oberfläche

12. Hier finden wir unsere Vorlage zum Verwenden

Wir können auf die Vorlage klicken, um daraus eine Liste zu erstellen:

Nun haben wir die Liste 1:1 aufgesetzt und gegebenenfalls sogar die Inhalte übernommen.

Diese Methode lässt sich sowohl in verschiedenen Umgebungen als auch in der gleichen Umgebung, beispielsweise auf verschiedenen Websites, anwenden.