Lizenz-Housekeeping für Power Platform: Wie wir unserem KMU-Kunden regelmäßig Geld sparen

Die Herausforderung:

Viele Unternehmen setzen auf Power Platform Premium Lizenzen, ohne im Detail zu prüfen, ob jede Lizenz wirklich genutzt wird. Gerade im KMU-Umfeld kann das schnell zu vermeidbaren Kosten führen. Unser Ziel ist es, die Power Platform als strategisches Digitalisierungswerkzeug zu stärken – dabei aber gleichzeitig einen kostenbewussten Umgang mit Lizenzen zu fördern. Für unsere Kunden haben wir deshalb einen einfachen, wiederholbaren Housekeeping-Prozess etabliert, der genau das ermöglicht.

Und wisst ihr was? Ihr könnt dieses Konzept auf jede Microsoft-Lizenz mit einer Serviceplan-ID anwenden.

Unser Ansatz: Einfach, pragmatisch, wirksam

1. SharePoint-Liste synchronisieren

Alle 90 Tage startet unser Prozess mit der Aktualisierung einer zentralen SharePoint-Liste. Dazu greifen wir auf eine dynamische Microsoft Entra ID-Gruppe zu, die automatisch alle Nutzer*innen mit Power Apps Premium oder Power Automate Premium Lizenz enthält – basierend auf den Service Plan IDs.

In der Liste setzen wir alle bestehenden Einträge auf „aktiv = 0“, ergänzen neue Nutzer*innen und markieren ehemalige entsprechend als „Lizenz entzogen“.

2. Rückmeldung per Power App einholen

Anschließend senden wir eine automatische Benachrichtigung per E-Mail – inklusive Link zu einer kleinen Power App. In dieser App reicht ein einfacher Klick, um die Lizenz als weiterhin benötigt zu kennzeichnen. Diese Rückmeldung wird in der SharePoint-Liste dokumentiert.

3. 14 Tage Reaktionszeit

Nutzer*innen haben 14 Tage Zeit zur Rückmeldung. Wer sich aktiv meldet, wird als „aktiv = 1“ markiert. Wer keine Rückmeldung gibt, bleibt bei „0“ – und wird für das Offboarding vorgemerkt.

4. Offboarding

Alle Nutzer*innen ohne Rückmeldung werden manuell geoffboardet – die Premium-Lizenz wird entfernt. Wichtig: Dieser Schritt erfolgt bewusst nicht automatisiert, denn im KMU-Umfeld ist ein manueller Check effizient genug und spart bereits erheblich Kosten.

5. Zyklus neu starten

Nach 90 Tagen beginnt der Prozess wieder von vorn – mit dem Update der SharePoint-Liste.

Prozessdiagramm

Technische Komponenten

Komponente	Rolle im Prozess
Power Automate	Steuerung des Zyklus, Versand der Benachrichtigung, Listensynchronisierung
Microsoft Entra ID	Dynamische Gruppe auf Basis von Service Plan IDs
Power App	Rückmelde-Frontend für Nutzer*innen
SharePoint-Liste	Verwaltung der Rückmeldungen, Basis für Offboarding

Warum das funktioniert

• ✅ Spürbare Einsparungen durch gezieltes Offboarding

• ✅ Minimalinvasiver Prozess, der sich mit Low-Code umsetzen lässt

• ✅ Akzeptanzfreundlich durch einfache Rückmeldung via App

• ✅ Skalierbar, wenn sich Anforderungen verändern

Interesse an der Lösung?

Du stehst vor ähnlichen Herausforderungen beim Lizenzmanagement in der Power Platform?

Unser Ansatz ist einfach umsetzbar, individuell anpassbar und bringt gerade im KMU-Umfeld schnell sichtbare Erfolge.

👉 Wenn du Unterstützung bei der Umsetzung brauchst oder dir unsere Lösung im Detail anschauen möchtest vereinbare hier ein Erstgespräch.