Warum Umgebungsvariablen in der Power Platform unverzichtbar sind – und wie Du sie richtig einsetzt

Wer ernsthaft mit der Power Platform arbeitet – egal ob mit Power Apps, Power Automate oder Dataverse – wird früher oder später vor einer Herausforderung stehen:

Wie kann ich dafür sorgen, dass wenn ich meine Lösungen zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen übertrage auch auf die richtigen Listen und Seiten "geguckt" wird?

Die Antwort: Umgebungsvariablen.

In diesem Blog zeige ich Dir anhand eines realistischen Beispiels, warum Umgebungsvariablen so wichtig sind, welche typischen Stolperfallen ohne sie entstehen – und wie Du sie richtig einsetzt.

Alltagsszenario ohne Umgebungsvariablen

Stell Dir vor, Du entwickelst ein kleines Zeiterfassungssystem bestehend aus:

• 1 Power App für Zeiterfassungen

• 1 Power App für Mitarbeitendenpflege

• 1 Power App für Projektpflege

• 5 Cloud Flows:

  • Zeiterfassung erstellen

  • Zeiterfassung aktualisieren

  • Projektliste laden

  • Abwesenheit beantragen

  • Abwesenheit genehmigen

• 4 SharePoint-Listen:

  • Zeiterfassungen

  • Mitarbeitende

  • Abwesenheiten

  • Projekte

In jeder App und jedem Flow sind die URLs der SharePoint-Seiten und Listenpfade fest verdrahtet.

Jetzt soll die Lösung auf die Produktivumgebung übertragen werden.

Das Problem: Die SharePoint-URLs und Listen der Produktivumgebung unterscheiden sich.

Konkrete Folge:

Du musst jede App und jeden Flow einzeln öffnen und manuell anpassen:

• In 3 Apps → je 4 Listen neu verbinden

• In 5 Flows → je 2 Aktionen aktualisieren (insgesamt 10 Verbindungen)

= 22 manuelle Anpassungen!

Warum Umgebungsvariablen hier die Lösung sind

Mit Umgebungsvariablen verhinderst Du genau dieses Problem: Du bindest Deine SharePoint-Seiten und Listen variabel ein, sodass sie beim Import der Lösung auf die neue Umgebung angepasst werden können.

Besonders wichtig: Wenn Du sauber zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen trennen willst (klassisches ALM – Application Lifecycle Management), geht es ohne Umgebungsvariablen praktisch nicht.

Praxisbeispiel:

• Statt hart eine SharePoint-URL zu hinterlegen, verweist Du auf eine Umgebungsvariable EV_SharePointSite_Zeitmanagement.

• Statt die Liste "Mitarbeitende" hart einzubinden, verwendest Du EV_List_Mitarbeitende.

Apps und Flows greifen dann automatisch auf die Werte dieser Variablen zu.

Beim Umzug musst Du nur die Variablen neu setzen, nicht die gesamte Lösung neu verkabeln.

Schritt-für-Schritt: Umgebungsvariablen richtig einsetzen

Hier die Anleitung, wie Du Umgebungsvariablen konkret einsetzt:

Umgebungsvariablen anlegen

1. Öffne die Power Platform-Umgebung und wechsle in die gewünschte Lösung.

2. Klicke auf Neu → Mehr → Umgebungsvariable.

3. Wähle Data Type "Datenquelle", wenn du eine SharePoint Liste oder Seite hinterlegen willst. Du kannst auch alles mögliche, wie zum Beispiel Text in einer Umgebungsvariable sichern. Listen sind jedoch ein gutes Beispiel.

4. Wähle Connector "SharePoint" (zum Beispiel)

5. Wähle Parameter Type "Site", wenn du eine Seite speichern willst, wähle "List", wenn du eine Liste speichern willst. (Hinweis: Lege erst die Seite an und verweise dann beim anlegen der Variable für die Liste auf die vorher angelegte Seite)

6. Benenne die Variablen sinnvoll nach einem Schema, zum Beispiel: EV_<Objekt>_<Beschreibung>

Beispiele für unser Szenario:

• EV_SharePointSite_Zeitmanagement

• EV_SharePointList_Zeiterfassungen

• EV_SharePointList_Mitarbeitende

• EV_SharePointList_Projekte

• EV_SharePointList_Abwesenheiten

Einbinden in Power Automate (Flows)

• In der Flow-Erstellung klickst Du bei SharePoint-Verbindungen auf Dynamischer Inhalt hinzufügen.

• Suche die passende Umgebungsvariable und wähle sie aus.

• Setze dann die weiteren Werte (z. B. Listennamen) ebenso über Umgebungsvariablen, wenn möglich.

Einbinden in Power Apps (Canvas Apps)

• Neue Datenquelle hinzufügen → SharePoint auswählen.

• Oben auf den Tab "Umgebungsvariablen" wechseln.

• Wähle die SharePoint-Seite aus der Umgebungsvariablen aus.

• Danach bei der Auswahl der Listen wieder auf "Umgebungsvariablen" wechseln und die passenden Listen auswählen.

Lösung exportieren und in neuer Umgebung importieren

1. Alle Anpassungen veröffentlichen
   

   

2. Lösung exportieren

   1. managed/verwaltet = nicht mehr bearbeitbeit, für Test- oder Produktivsystem

   2. unmanaged = andere Entwicklungsumgebung

      

3. Wechsel in die Zielumgebung.

   

4. Wähle Lösungen → Importieren.

   

5. Wähle die exportierte ZIP-Datei Deiner Lösung.

   

6. Beim Import wirst Du gefragt, welche Werte die Umgebungsvariablen haben sollen.

7. Hier gibst Du die neuen URLs und Listennamen für die Zielumgebung an.

   

Fazit: Kleine Investition, große Wirkung

Wer seine Power Platform-Lösungen professionell betreiben will, kommt an Umgebungsvariablen nicht vorbei.

Hier die wichtigsten Grundregeln auf einen Blick:

Grundregel	Erklärung
Immer mit Lösungen arbeiten	Nur in Lösungen können Umgebungsvariablen sauber verwendet werden.
Immer Umgebungsvariablen für Verbindungen nutzen	Keine fixen Links oder IDs direkt in Flows oder Apps.
Saubere, einheitliche Benennung	EV_<Objekt>_<Beschreibung> – kurze und klare Namen.
Von Anfang an planen	Nicht erst am Ende, sonst wird die Umstellung aufwendig.
Zentrale Dokumentation der Variablen	Hilft bei Wartung und Übergabe der Lösung enorm.

Kurz gesagt:

Wenige Minuten Planung & Aufwand zu Beginn sparen Stunden an Arbeit bei jedem späteren Umzug oder Update.