Power BI Business Intelligence

Data Driven Business starten mit Low Code BI

Wir entwickeln mit Euch gemeinsam individuelle Datenauswertungen  und Analysewerkzeuge  auf Eurer Microsoft 365 Plattform.

Vorteile von Power BI:

  • Voll integriert in die Microsoft 365 Plattform

  • vielfältige Datenquellen

  • Low Code BI ohne Programmierkenntnisse

  • kostengünstige Entwicklung & schnelle Verfügbarkeit

Business Intelligence - Was ist das und brauche ich das?

 

"Netflix war das einzige Unternehmen, das sagte: "Wir glauben an Dich. Wir schauen auf unsere Daten und die sagen uns, dass das Publikum diese Sendung schauen wird"." Kevin Spacey zur Serie House of Cards 

Letztendlich soll mit BI erreicht werden, mithilfe von IT-gestützten Systemen Informationen so aufzubereiten und auszuwerten, dass sie bei unternehmerischen Entscheidungen helfen sollen. Vor allem große Unternehmen der digitalen Wirtschaft haben es verstanden, wesentliche Entscheidungen durch die Unterstützung von Business Intelligence zu treffen. Spotify empfiehlt datengestützt Lieblingsmusik, Netflix die nächste Lieblingsserie. Auch beim Einkauf im Onlineshop wird das Einkaufserlebnis datengestützt verbessert.

Doch wie kann ich BI im eigenen Unternehmen einsetzen?

Wie und in welcher Form Business Intelligence Euch dabei helfen kann, Eure Entscheidungen datengetrieben zu treffen, zeigen wir im Folgenden an verschiedenen Beispielen aus der Praxis. Um die Sorge sehr hoher finanzieller Aufwände und umfassendem Knowhow für die Entwicklung solcher Lösungen vorne herein auszuschließen, konzentrieren wir uns mit unseren Dienstleistungen auf das Werkzeug Power BI, welches Teil der Microsoft Power Platform ist.

Die im folgenden vorgestellten Lösungen sind in ähnlicher Form bei Partnern im Einsatz, die zwischen 20 und 100 Beschäftigte haben.

Nachkalkulation
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Adressat:

Projektleiter/-in, Geschäftsführung, Kunde

Problem:

Die korrekte Nachkalkulation der auf einem Projekt angefallenen Arbeitszeiten war bis dato sehr manuell und mit vielen Datenexporten und der Zusammenführung dieser Daten verbunden. Die Nachkalkulation war sehr zeitaufwendig, ungenau und für alle Beteiligten intransparent.

Lösung:

Mit dem Bericht zur Nachkalkulation wurden Daten aus verschiedenen Datenquellen verknüpft und zusammengeführt. Der Projektleiter kann in Echtzeit eine aktuelle Beurteilung vornehmen und einsehen, welche Arbeitszeiten auf einem Projekt tatsächlich geleistet wurden, von wem und wann. Neben den angefallenen Projektstunden können mithilfe der Auswahl eines Stundenverrechnungssatzes die Lohnkosten kalkuliert werden. Zudem ist einsehbar, wie viele Tage bis dato auf dem Projekt gearbeitet wurden. Unterhalb dieser zusammengefassten Werte werden die Arbeitszeiten je Mitarbeiter angegeben, in welchen Monaten auf dem Bauvorhaben gearbeitet wurde und wie der Verlauf der Projektstunden ist. So kann nachvollzogen werden, zu welchen Zeiten beispielsweise besonders hohe Arbeitskraft notwendig war oder Engpässe entstanden sind. Für Projektleiter, Geschäftsführung und Kunde eine gemeinsame Übersicht in die Lohnkosten eines Projektes. Transparent und übersichtlich dargestellt.

Projektüberblick
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Adressat:

Projektleiter/-in

Problem:

Umfangreiche Datenpflege zu Projekten, die aktuell nur begrenzt genutzt wird. Somit fehlende Transparenz über Projektstatus und keine Möglichkeit zu erkennen, wann in welchem Maß Eingriffe in Form von Plananpassungen notwendig sind.

Lösung: Im Projektüberblick werden für ein einzelnes Projekt Kennzahlen mit einem Soll-Ist-Vergleich ausgespielt. Zunächst sieht der Projektleiter, wie viele Arbeitsstunden zum aktuellen Zeitpunkt auf dieses Projekt entfallen sind und wie viele noch bis zum Planwert verbleiben. Für die durchschnittlich täglichen Projektstunden werden die geplanten Stunden mit den bereits ausgeführten gegenübergestellt und heruntergebrochen auf die Anzahl der Tage, an denen Arbeitszeiten auf dem Projekt gebucht wurden, um einen Durchschnittswert zu bilden. Der Projektleiter kann so erkennen, welchen Personaleinsatz er ursprünglich geplant hat und welcher Einsatz tatsächlich aktuell stattfindet beziehungsweise welcher Termin als Projektstart geplant war und wie der tatsächliche Verlauf ist. Der Projektleiter kann somit einen aktuellen Stand an die wichtigsten Beteiligten kommunizieren, vor allem jedoch seinen Planungsprozess für dieses Projekt oder für künftige Planungen verbessern.

Personaldetails
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Adressat:

Personalsachbearbeiter/-in, Geschäftsführung

 

Problem:

Für iterative Mitarbeiterentwicklungsgespräche gibt es nur eine geringe Datengrundlage oder die Aufbereitung ist bis dato sehr aufwendig und physisch.

Lösung:

Mit den Personaldetails wird eine valide Datengrundlage für Mitarbeitergespräche geliefert, die im Gespräch gemeinsam mit dem Mitarbeiter analysiert und besprochen werden kann. Neben Stammdaten zum Mitarbeiter und dessen Arbeitsvertrag liefert es einen direkten Einblick, welche Projekte vom Mitarbeiter bearbeitet wurden. Im rechten Bereich wird dazu angezeigt, welche Schulungen vom Mitarbeiter zuletzt besucht wurden. Zusammen mit dem Fachwissen von Projektleitern oder Geschäftsführung können auf Basis der ausgeführten Projekte sowie den absolvierten Schulungen nächste Entwicklungsschritte gemeinsam definiert werden. Im rechten unteren Bereich wird der Jahresverlauf von Arbeitsstunden und Arbeitszeitkonto angezeigt, um gegebenenfalls direkt im Gespräch Maßnahmen zu bestimmen.

Abwesenheitsüberblick
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Adressat:

Personalsachbearbeiter/-in

 

Problem:

Keine Transparenz über An- und Abwesenheiten sowie Zeiträumen, zu denen Personalengpässe entstehen können oder sich bestimmte Muster von Ausfällen bilden.

 

Lösung:

Mit dem Bericht erhält der Adressat Einblick in die Verteilung von Abwesenheiten und kann erkennen, wann sich Engpässe bilden. In der linken oberen Visualisierung wird die Verteilung von krankheitsbedingten Abwesenheiten nach Wochentagen für den jeweiligen Monat angezeigt. Die Visualisierung dient primär zur frühzeitigen Identifizierung von bestimmten Mustern, wie beispielsweise hohe Krankheitsausfälle zum Wochenende oder Wochenbeginn. Daneben wurden vier Kennzahlen gebildet, die die Abwesenheiten nach Urlaub und Krankheiten isoliert betrachtet. Urlaubs- und Krankheitsrate sind dabei klassische Kennzahlen aus dem Personalwesen, die das Verhältnis von erfassten Stunden für Urlaube oder Krankheiten ins Verhältnis zu allen im Zeitraum angefallenen Arbeitsstunden setzen. Als Vergleichswert dient der Vormonat. Weiterhin kann analysiert werden, wie sich diese Abwesenheiten zusammensetzen. Hierfür wurden Kennzahlen für die durchschnittliche Urlaubs- und Krankendauer entwickelt, die in Tagen angeben, wie lange die Abwesenheiten im Durchschnitt stattfand. In der linken unteren Visualisierung werden mittels gestapelten Säulendiagramm die Abwesenheiten je nach Art und im Wochenverlauf dargestellt. Sie soll dabei helfen, Muster von abwesenheitsintensiven Zeiträumen frühzeitig zu erkennen, um die Personalplanung entsprechend anzupassen. In der rechten Visualisierung werden die Fehlzeiten schließlich auf den einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen, um ebenfalls eine Einzelbetrachtung zu ermöglichen.