Christoph Heizung und Sanitär GmbH
Wie digitalisiere ich eigentlich einen SHK-Betrieb?
Mit dieser Frage beschäftigen wir uns gemeinsam mit der Christoph Heizung und Sanitär GmbH, einem familiengeführten Unternehmen mit mittlerweile über 80 Mitarbeitern in den Bereichen Heizung-, Sanitär-, und Klima-, sowie neuerdings auch Elektrotechnik, seit vielen Jahren mit einem bisher zufriedenstellendem Zwischenergebnis.
Sämtliche Monteure sind mittlerweile mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Die Ersatzteilbeschaffung, Auftragsabwicklung sowie Zeiterfassung laufen größtenteils digital und standortunabhängig ab, wobei mithilfe von Kollaborations- und Kommunikations-Tools die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht und verbessert werden konnte.
Wesentlicher Treiber dieses Veränderungsprozesses ist die Geschäftsführung, die dem Thema Digitalisierung und Automatisierung sehr positiv gegenüber steht, große Potenziale in den Möglichkeiten sieht und keine Investitionen scheut. Neuerungen und Innovationen werden Top-Down gefördert und implementiert, wobei auch die Motivation der Mitarbeiter sowie deren Offenheit gegenüber dem Thema wichtige Erfolgsfaktoren für die Umsetzung sind. Da viele Projekte simultan ablaufen, wird im Rahmen dieser Erfolgsstory ein kleiner Teilausschnitt der Digitalisierungsarbeit präsentiert und konkretisiert.
Der Startschuss: Christoph goes Microsoft 365
Wesentliche Säule für das im Nachgang vorgestellte Projekt ist die Einführung von Microsoft 365.
Doch was ist an der Einführung von Microsoft 365 besonders innovativ oder richtungsweisend? Zunächst einmal nichts. Nichtsdestotrotz hat die Einführung bereits viele Prozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit verbessert. Ein klassisches Beispiel ist die Terminorganisation über Outlook, wodurch sowohl die Monteure im Außendienst als auch die Mitarbeiter im Innendienst jederzeit einen vollumfassenden Überblick über den Terminplan jedes Monteurs haben. Tools wie die altertümliche E-Mail-Korrespondenz, Microsoft Teams, OneDrive oder SharePoint unterstützen den Betrieb dabei interne Prozesse und den Datenaustausch zu verbessern.
Ein weiteres Beispiel wäre die Onlinebuchung einer Heizungswartung über die Website der Firma in Echtzeit mithilfe von Microsoft Bookings.
Die Tools: Microsoft PowerApps, PowerAutomate und SharePoint
Mit „eher neuen Tools“ ist die Rede von der nativen App-Plattform Microsoft PowerApps , PowerAutomate und SharePoint. Die Idee von PowerApps ist es, Menschen, die in der Office 365-Umgebung arbeiten und keine Softwareentwickler sind, die Möglichkeit zu bieten, eigene Anwendungen zu erstellen. Mit einer Programmiersprache, die sich an den Formeln von Excel orientiert, können eigenständig Apps erstellt und in der Organisation geteilt werden. Nutzbar sind die Anwendungen auf nahezu allen internetfähigen Endgeräten und die Anzahl der Datenquellen und Konnektoren ist vielfältig. Hinter Microsoft Flow verbirgt sich ein Cloud-Tool, das es ermöglicht Workflows über mehrere Anwendungen hinweg durchzuführen. Sämtliche Prozessschritte können hierbei automatisiert ablaufen. SharePoint war in dem durchgeführten Projekt die cloudbasierte Datenquelle für sämtliche Apps und Prozesse.
Der Vorteil: Alle Funktionalitäten, die wir im Rahmen des Projektes mit der Firma genutzt haben, beziehungsweise die das Unternehmen heute nutzt, sind in der Microsoft 365 Business Standard bzw. Business Basic Lizenz bereits enthalten. Keine weiteren Services waren somit nötig.
Der Nutzen: Warum ein SHK-Betrieb seine eigenen Apps entwickelt
Bestechende Vorteile, die Firma Christoph von der Entwicklung von PowerApps und Flows überzeugen, liegen darin, dass mit geringem Aufwand mobile Apps entwickelt werden können, die auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens maßgeschneidert sind und die gewünschten Arbeitsabläufe optimieren. Nicht mehr und nicht weniger. Oft will man nur einzelne manuelle Arbeitsschritte optimieren und brauch dafür nicht die Eierlegendewollmilchsau "ERP-System".
Warum eine eigene Zeiterfassung entwickelt wurde
Das Unternehmen hat bereits im Jahr 2015 damit begonnen, mobile Zeiterfassungen verschiedener Dienstleister zu testen. Auf lange Sicht konnte jedoch keiner der Anbieter die Anforderungen erfüllen und oftmals scheiterte die Zusammenarbeit aufgrund von Schnittstellenproblematiken und einem zu geringen Individualisierungsgrad.
Somit wurde Anfang 2017 entschieden, die Entwicklung und Implementierung einer personalisierten Zeiterfassung mittels Microsoft PowerApps abzubilden.
Die Hauptargumente hierfür waren, dass die App jederzeit und besser auf die Anforderungen im Unternehmen angepasst werden konnte, sich besser skalieren ließe und die Anbindung an Schnittstellen, vor allem durch den Ausbau der Microsoft-Umgebung, besser erfolgen konnte als mit den bisherigen Softwares. Nach einer Entwicklungsphase von zwei bis drei Monaten wurde im August 2017 die erste Version der Arbeitszeiterfassung im Unternehmen veröffentlicht, die bis heute in regelmäßigen Sprints gemeinsam mit der EinfachMachen um Funktionen erweitert wird.
Die App: Arbeitszeiterfassung mit AZE
Zu Beginn der Veröffentlichung waren dem Unternehmen selbst die Automatisierungsmöglichkeiten von PowerApps nicht ganz bewusst und so lag der Fokus damals noch ausschließlich auf der systematischen Erfassung der Arbeitszeit und der Abschaffung von handschriftlich verfassten Stundenzettel. Bereits dieser Schritt war damals ein großer Sprung, wird der Aufwand für die Erstellung und Bearbeitung von 30 bis 40 wöchentlich handschriftlich erstellten Stundenzetteln einer automatisierten Erfassung gegenübergestellt. Eine enorme Zeitersparnis auf Seiten des Arbeitnehmers sowie Arbeitgebers. Weiterer Gewinn war zu diesem Zeitpunkt, dass eine Arbeitszeitflexibilisierung für die Mitarbeiter erreicht werden konnte, da die Zeiterfassung mobil und standortunabhängig erfolgt.
Stand September 2019 hat sich der Funktionsumfang von AZE stark erweitert.
Stand September 2019 hat sich der Funktionsumfang von AZE stark erweitert. Mittlerweile können die Monteure neben der Zeiterfassung mittels der Stundenübersicht rückwirkend ihre Arbeitszeiten einsehen sowie mithilfe des Abwesenheitsplaners Urlaubsanträge oder Krankmeldungen digital einreichen.
Die Funktionen des Abwesenheitsplaners sind ein gutes Beispiel für die Implementierung von Flows, die es ermöglicht haben einen vorher hoch manuellen und physischen Prozess zu automatisieren. Vor der Einführung des Abwesenheitsplaners erfolgte die Einreichung eines Urlaubsantrages handschriftlich, woraufhin der zuständige Mitarbeiter die Terminkalender überprüfen musste und/oder mündlich Informationen von den zuständigen Vorgesetzten einholen musste. Wurde der Antrag genehmigt bekam der Antragsteller den Antrag unterschrieben zurück und der Mitarbeiter hat den jeweiligen Zeitraum im Kalender des Monteurs blockiert.
All diese Schritte liefen manuell ab und waren nicht in einen standardmäßigen Prozess gefasst. Drückt der Benutzer heute auf den Button Beantragen, so wird zunächst für den jeweiligen Zeitraum geprüft, ob bereits ein Antrag vorhanden ist, um redundante Erfassungen zu vermeiden. Ebenfalls wird geprüft ,ob der verbleibende Resturlaub für den neu gestellten Antrag genügt. Bei positiver Rückmeldung werden entsprechende Datensätze für den Zeitraum mit dem Status „In Bearbeitung“ erzeugt. Gleichzeitig wird der entsprechende Zeitraum im Outlook-Kalender des Nutzers unter Vorbehalt blockiert und eine E-Mail an die Kollegen der Personalabteilung gesendet, die diesen Antrag per Knopfdruck annehmen oder ablehnen. Je nach Entscheidung der Personalabteilung, wird der Status sämtlicher Datensätze auf genehmigt oder abgelehnt geändert, der Antragsteller erhält automatisch eine Benachrichtigung über die Entscheidung und damit ist der Prozess abgeschlossen. All diese Schritte laufen automatisiert über einen einzigen Flow ab.
Die verbleibende manuelle Tätigkeit ist das Annehmen oder das Ablehnen eines Antrags.
Das Verwaltungstool für den Arbeitgeber
Nach etwa einem Jahr erfolgreichem Einsatz von AZE wurde mit dem AZE Admincenter die erste Erweiterung entwickelt. Das AZE Admincenter stellt in Form einer separaten PowerApp ein Tool dar, mit dem die Kollegen der Personalabteilung die Möglichkeit haben, sämtliche Verwaltungstätigkeiten in Bezug auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter durchzuführen. Dies kann beispielsweise die Arbeitszeitkorrektur oder die Erfassung der monatlichen Gesamtarbeitszeit und sich daraus ergebenden Mehrarbeit sein. Mittlerweile kann für sämtliche Mitarbeiter per Knopfdruck die monatlich geleistete Arbeitszeit und sich daraus ergebene Mehrarbeit berechnet, diese Daten für Lohn- und Gehaltsabrechnung exportiert und das flexible Arbeitszeitkonto letztendlich aktualisiert werden. Mithilfe der Massenverarbeitung durch PowerApps und Flow konnte somit ein Prozess, der vorher manuell und mit der Sammlung vieler physisch erstellter Dokumente in Verbindung stand, und somit auch ein hohes Risiko des Datenverlustes mit sich brachte, automatisiert werden. Schätzungen von Kollegen der Personalabteilung zufolge konnte ein Aufwand von zwei bis drei Arbeitstagen auf ein bis zwei Stunden im Monat reduziert werden, was ein zufriedenstellendes Ergebnis ist. Ein weiterer Gewinn in Bezug auf das Datenmanagement ist, dass aufgrund der Zentralisierung all dieser Daten an einem an einem einzigen Punkt (Single Point of Truth) Redundanzen vermieden werden. Eine Errungenschaft, die das Herz unserer ITler höher schlagen lässt.
WerIstWo? zur Tourenplanung und Arbeitseinteilung
Ein zweiter Use Case die Daten der AZE zu nutzen ergab sich Anfang 2019. Aufgrund des Unternehmenswachstums war es für die Mitarbeiter immer schwieriger zu erfassen, welcher Kollege sich wann auf welchem Projekt befindet. Durch das Abgreifen von Daten der Arbeitszeiterfassung konnte den Kollegen im Unternehmen somit in Form einer weiteren PowerApp "WerIstWo?" ein Tool zur Verfügung gestellt werden, welches dieses Problem löst. Mithilfe einer digitalen Übersichtstafel ist einsehbar, auf welchem Bauvorhaben sich welcher Mitarbeiter befindet. Ist die einzelne Mitarbeiterkarte grün hinterlegt, arbeitet der Mitarbeiter und ist erreichbar. Das Kontaktieren per Video- oder Telefonanruf oder E-Mail geschieht direkt aus der App. Mithilfe dieser App, dessen Entwicklungsaufwand aufgrund der bereits vorhandenen Daten sehr gering war, konnte die Tourenplanung und Arbeitseinteilung verbessert werden. Aus einem vorher manuellen Prozess, der oft mit einigen Telefonanrufen oder dem Nachschlagen in Arbeitseinteilungen verbunden war, konnte somit ein Kollaborations- und Kommunikationstool geschaffen werden.
Dokumentationen digitalisieren / Versandprozesse automatisieren
Ein Projekt, das im Rahmen von PowerApps als nächstes pilotiert wird, ist die umfangreiche Dokumentationspflicht für Projekte und Bauvorhaben stückweise im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten zu digitalisieren und die Versandprozesse mittels Flows zu automatisieren. Auch hierfür wird AZE sowohl als Datenbasis, als auch als Frontend für die Erstellung entsprechender Dokumentationsformulare genutzt werden.
Das Zielbild ist es, dass unsere Monteure wahlweise per Tastatureingabe oder Diktierfunktion die notwendigen Dokumente für laufende Bauvorhaben bequem und standortunabhängig auf ihrem mobilen Endgerät ausfüllen und mittels Flow direkt an die zugewiesenen Projektleiter sowie externen Ansprechpartner versenden können.
Unsere Learnings: Was wir mit auf den Weg geben wollen
Auch wenn die Firma mit ihren bisherigen Ergebnissen zufrieden ist, ist es für uns noch ein sehr langer Weg, der sich, durch die neuen Technologien und die dadurch entstehenden Möglichkeiten, täglich verändert. Das Unternehmen hat verstanden, dass die digitale Transformation ein beständiger Prozess ist, der sich nicht mit einmaliger Investition durchführen lässt, sondern Durchhaltevermögen und den Willen zum beständigen Wandel bedarf.
Aus diesem Grund möchten wir an dieser Stelle einmal die drei für uns wichtigsten Learnings zusammenfassen, um vielleicht auch anderen Unternehmen etwas mitgeben zu können:
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Keep it simple
Unsere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Firma Christoph hat gezeigt, dass es oftmals sinnvoller ist mit einer Kleinigkeit zu beginnen und darauf basierend aufzubauen. In einem Mal den "großen Wurf" zu machen ist meist Wunschdenken und eine große finanzielle und organisatorische Belastung. -
Test & Learn
Alle Apps, die in der Organisation veröffentlicht wurden, sind sozusagen "Betaversionen", die beständig mit den Benutzern weiterentwickelt wurden. Den Stand, den das Unternehmen mit AZE erreicht hat, konnten sie nur durch das Feedback der Nutzer erreichen. -
20% Technik, 80% Bedienung und Einweisung
Von technischer Seite betrachtet sind unsere Anwendungen mit Sicherheit kein Hexenwerk und ein studierter Entwickler würde den Code sicherlich belächeln. Für die Anwendungsfälle dieser Firma in der Praxis ist es jedoch ideal und wir haben gelernt, dass wir den größten Aufwand darin investieren müssen die Mitarbeiter ausreichend einzuweisen und bei der Entwicklung einer neuen Funktion oder App frühzeitig mitzunehmen.